Privacyverklaring

1. Wie verwerkt de gegevens?

De apps worden technisch ontwikkeld en beheerd door:

Thijs ter Beek
E-mail: [email protected]

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

[email protected]

Gebruik door scholen

Wanneer een school een toepassing gebruikt voor haar leerlingen en medewerkers, bepaalt de school waarvoor de persoonsgegevens binnen die toepassing worden gebruikt.

Voor deze verwerkingen is de school in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Thijs ter Beek / Educatieve Apps verwerkt deze persoonsgegevens namens de school voor het technisch aanbieden, hosten, beveiligen en onderhouden van de toepassingen en treedt daarvoor in beginsel op als verwerker.

De afspraken over deze verwerking worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst tussen de school en Educatieve Apps.

Voor bepaalde verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het eigen technisch beheer, de beveiliging van de infrastructuur, administratie of het behandelen van privacyvragen kan Thijs ter Beek zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden.

2. Aanmelden via Authentik

Voor BordBakken, Classroom Tasks, ClassMood, WoordTypen en Kinderbibliotheek wordt Authentik gebruikt om gebruikers veilig aan te melden.

Bij het aanmelden ontvangen de apps alleen de gegevens die nodig zijn om de gebruiker te herkennen en toegang te geven tot de juiste omgeving.

Afhankelijk van de toepassing kunnen dit onder andere zijn:

• een unieke gebruikersidentificatie;
• naam of gebruikersnaam;
• e-mailadres;
• informatie waarmee de juiste school of gebruikersrol kan worden bepaald.

Deze gegevens worden gebruikt voor:

• authenticatie;
• toegangsbeheer;
• het koppelen van gegevens aan de juiste school;
• het bepalen van beschikbare functies;
• het gescheiden houden van gegevens van verschillende scholen.

Voor de aanmelding kunnen technisch noodzakelijke sessiecookies worden gebruikt. Deze zijn nodig om een ingelogde sessie veilig te laten werken.

3. Bevestiging van deze privacyverklaring

Bij de eerste aanmelding in een app kan worden gevraagd om deze privacyverklaring te lezen en dit te bevestigen.

De app kan dan registreren:

• welke gebruiker de verklaring heeft bevestigd;
• voor welke app de bevestiging geldt;
• welke versie van de privacyverklaring werd getoond;
• wanneer de bevestiging gebeurde.

Deze registratie dient om te kunnen aantonen welke privacy-informatie aan de gebruiker beschikbaar werd gesteld.

Wanneer deze privacyverklaring wezenlijk verandert, kan opnieuw worden gevraagd om de nieuwe versie te lezen en te bevestigen.

Deze bevestiging is een kennisname van de privacyverklaring en betekent niet automatisch dat toestemming de juridische grondslag is voor alle verwerkingen binnen de apps.

4. BordBakken

BordBakken is een toepassing waarmee leerkrachten interactieve sorteeroefeningen kunnen maken voor gebruik in de klas.

De toepassing verwerkt gegevens van aangemelde leerkrachten zodat oefeningen aan de juiste gebruiker en school kunnen worden gekoppeld.

Leerkrachten kunnen zelf inhoud toevoegen, zoals:

• titels van activiteiten;
• categorieën;
• kaartjes;
• teksten;
• afbeeldingen.

Deze inhoud wordt opgeslagen zodat de gemaakte activiteiten later opnieuw kunnen worden gebruikt en aangepast.

Er worden geen individuele leerlingresultaten bijgehouden wanneer leerlingen samen een oefening op het digibord uitvoeren.

Bewaartermijn

Gegevens blijven beschikbaar zolang de toepassing actief wordt gebruikt.

Wanneer BordBakken gedurende 24 maanden niet meer door een leerkracht wordt gebruikt, kunnen de bijbehorende gegevens worden verwijderd.

Gegevens kunnen eerder worden verwijderd wanneer een bevoegde gebruiker of de school daarom vraagt.

5. Classroom Tasks

Classroom Tasks helpt leerkrachten om zelfstandig werk en taken te organiseren.

Om taken aan leerlingen of groepen toe te wijzen, kan de toepassing gegevens verwerken zoals:

• naam of identificatie van een leerling;
• klas of groep;
• toegewezen taken;
• de status van een taak;
• informatie over het afronden van een taak;
• feedback die een leerling bij een taak invoert.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de klasorganisatie en opvolging van de toegewezen taken mogelijk te maken.

Leerlingen krijgen alleen de taken te zien die voor hen of hun groep bedoeld zijn.

De gegevens zijn bedoeld voor gebruik binnen de eigen schoolomgeving en worden niet publiek gemaakt.

Bewaartermijn

De gegevens blijven beschikbaar zolang Classroom Tasks actief wordt gebruikt.

Wanneer Classroom Tasks gedurende 24 maanden niet meer door een leerkracht wordt gebruikt, kunnen de bijbehorende gegevens worden verwijderd.

Gegevens kunnen eerder worden verwijderd op verzoek van een bevoegde gebruiker of de school.

6. ClassMood

ClassMood is een toepassing waarmee leerlingen op een eenvoudige manier kunnen aangeven hoe zij zich voelen en of zij graag met hun leerkracht willen praten.

Bij een check-in kiest de leerling uit zes vooraf ingestelde stemmingen. Daarnaast kan de leerling aangeven of hij of zij met de leerkracht wil praten.

Daarbij worden de volgende gegevens opgeslagen:

• naam of identificatie van de leerling;
• de gekozen stemming;
• of de leerling heeft aangegeven met de leerkracht te willen praten;
• datum en tijd van de check-in.

ClassMood bevat geen vrije tekstvelden voor leerlingen en is niet bedoeld om diagnoses te stellen of psychologische beoordelingen van leerlingen te maken.

De gegevens worden gebruikt om de leerkracht een eenvoudig signaal te geven over hoe een leerling zich op dat moment voelt en of de leerling behoefte heeft aan een gesprek.

De individuele gegevens worden niet zichtbaar gemaakt op het gedeelde klasscherm. Check-ins en historische informatie zijn alleen toegankelijk voor bevoegde gebruikers binnen de school.

De gegevens worden niet gebruikt voor:

• reclame of marketing;
• commerciële profilering;
• geautomatiseerde beslissingen over leerlingen.

Bewaartermijn

Check-ins worden maximaal 12 maanden bewaard.

Na 12 maanden worden de betreffende check-ins verwijderd.

Wanneer ClassMood gedurende 24 maanden niet meer door een leerkracht of school wordt gebruikt, kunnen ook de overige gegevens die nog aan de toepassing gekoppeld zijn worden verwijderd.

7. WoordTypen

WoordTypen helpt kleuters eenvoudige woorden te oefenen met het toetsenbord.

Leerkrachten kunnen zelf woordenlijsten maken.

Daarbij kunnen zij gegevens opslaan zoals:

• naam van een woordenlijst;
• thema van een woordenlijst;
• woorden;
• afbeeldingen die bij een woord horen.

De aangemelde gebruiker wordt gebruikt om de juiste schoolomgeving en beschikbare woordenlijsten te bepalen.

Tijdens een oefening kan op het scherm een resultaat of directe feedback worden getoond.

Leerlingresultaten worden niet permanent opgeslagen.

Wanneer het spel wordt afgesloten, wordt er geen historiek bewaard van:

• scores;
• fouten;
• typesnelheid;
• individuele leerlingprestaties.

Bewaartermijn

Woordenlijsten en de bijbehorende inhoud blijven beschikbaar zolang de toepassing actief wordt gebruikt.

Wanneer WoordTypen gedurende 24 maanden niet meer door een leerkracht wordt gebruikt, kunnen de opgeslagen gegevens worden verwijderd.

8. Kinderbibliotheek

Kinderbibliotheek is een digitale videobibliotheek waarin opgenomen voorleesmomenten beschikbaar kunnen worden gemaakt voor leerlingen.

Elke school heeft een afzonderlijke omgeving.

Video's, metadata en instellingen worden niet tussen scholen gedeeld.

Leerkrachten kunnen onder andere opslaan:

• een video-opname;
• de titel van een verhaal;
• een beschrijving;
• een afbeelding of cover;
• de gekozen doelgroep;
• publicatie-instellingen.

De identiteit van de aangemelde gebruiker wordt gebruikt om te bepalen:

• bij welke school de gebruiker hoort;
• welke inhoud zichtbaar is;
• welke functies beschikbaar zijn;
• of iemand leerling- of leerkrachtfuncties kan gebruiken.

Leerlingen kunnen alleen gepubliceerde verhalen van hun eigen school bekijken die voor hun doelgroep beschikbaar zijn.

Video-opslag

De videobestanden van Kinderbibliotheek worden opgeslagen in Microsoft SharePoint binnen de GBAZ Microsoft 365-tenant.

De opslag vindt plaats binnen de Europese Microsoft-omgeving die voor deze tenant wordt gebruikt.

De metadata en overige applicatiegegevens worden binnen de infrastructuur van Educatieve Apps verwerkt.

Bewaartermijn van video's

Video's blijven bestaan zolang de school Kinderbibliotheek actief gebruikt, tenzij een bevoegde gebruiker de video eerder zelf verwijdert.

Wanneer een school gedurende 24 maanden geen gebruik meer maakt van Kinderbibliotheek, kunnen de gegevens en video's van die school worden verwijderd.

Kijkpositie

De positie waarop een leerling stopt met kijken wordt uitsluitend lokaal in de browser van het gebruikte toestel bewaard.

Deze kijkpositie wordt niet centraal opgeslagen in PostgreSQL, SharePoint of de serverdatabase van Kinderbibliotheek.

Hierdoor kan een leerling op hetzelfde toestel verder kijken vanaf de vorige positie zonder dat centraal wordt bijgehouden hoe ver die leerling een video heeft bekeken.

Wanneer browsergegevens worden gewist, kan ook de lokale kijkpositie verdwijnen.

Leerkrachtfuncties

Extra beheerfuncties voor leerkrachten zijn afgeschermd. Naast de gewone aanmelding kunnen deze functies binnen Kinderbibliotheek worden beschermd met een persoonlijke pincode voor de leerkracht.

9. Tel spelletjes

Tel spelletjes vereist geen gebruikersaccount.

De toepassing werkt na het laden lokaal in de browser en houdt geen persoonlijk leerlingprofiel of centrale leerlingvoortgang bij.

Er wordt geen permanente individuele leerlinghistoriek opgeslagen.

Er hoeft daarom geen privacybevestiging te worden gegeven om Tel spelletjes te gebruiken.

Bij het opvragen van de website kunnen wel technische serverlogs ontstaan. Zie hiervoor het onderdeel over technische loggegevens.

10. Cookies en lokale opslag

De apps gebruiken alleen technieken die noodzakelijk zijn voor hun werking.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• sessiecookies om een aangemelde gebruiker veilig ingelogd te houden;
• beveiligingsinformatie voor de aanmeldsessie;
• lokale browseropslag wanneer een functie dit technisch vereist;
• de lokale kijkpositie van video's in Kinderbibliotheek.

Er worden momenteel geen trackingcookies voor reclame of marketing gebruikt.

Er worden momenteel ook geen analytische trackingcookies gebruikt om gebruikers over verschillende bezoeken of websites heen te volgen.

Strikt noodzakelijke cookies kunnen niet worden uitgeschakeld zonder dat bepaalde functies van de applicaties niet meer correct werken.

11. Gebruiksstatistieken en verbetering van de apps

We willen in de toekomst beter kunnen begrijpen hoe de apps worden gebruikt, zodat de toepassingen kunnen worden verbeterd.

Daarbij kan bijvoorbeeld worden gekeken naar:

• hoe vaak een toepassing wordt gebruikt;
• welke functies veel of weinig worden gebruikt;
• waar technische fouten optreden;
• welke onderdelen mogelijk verbeterd moeten worden.

Op dit moment wordt hiervoor geen gebruikgemaakt van analytische trackingcookies.

Wanneer in de toekomst gebruiksstatistieken worden ingevoerd, wordt geprobeerd deze zo privacyvriendelijk mogelijk te verzamelen.

Waar mogelijk wordt gekozen voor beperkte en geaggregeerde statistieken in plaats van individuele gebruikersprofielen.

Wanneer daarvoor niet strikt noodzakelijke cookies, local storage of vergelijkbare technieken op het toestel van de gebruiker nodig zijn, worden deze alleen gebruikt wanneer daarvoor de vereiste toestemming is verkregen.

Deze privacyverklaring en, indien nodig, het cookiebeleid worden aangepast voordat dergelijke analysetechnieken worden ingevoerd.

12. Technische loggegevens

De servers en beveiligingssystemen kunnen automatisch beperkte technische informatie registreren wanneer een app wordt gebruikt.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• datum en tijd van een verzoek;
• opgevraagde pagina of API-route;
• technische foutmeldingen;
• IP-adres;
• browser- of apparaatinformatie die automatisch met een webverzoek wordt meegestuurd;
• technische informatie over de serververbinding.

Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor:

• beveiliging;
• het onderzoeken van technische problemen;
• het voorkomen van misbruik;
• het opsporen van fouten;
• het technisch beheren van de toepassingen.

Technische logs worden niet gebruikt voor leerlingprofilering, reclame, marketing of commerciële analyse.

Bewaartermijn

Technische loggegevens worden in principe maximaal 30 dagen bewaard.

Wanneer bepaalde loggegevens noodzakelijk zijn voor het onderzoeken van een concreet beveiligingsincident, kunnen de relevante gegevens gedurende de duur van dat onderzoek langer worden bewaard.

Na afloop van het onderzoek worden deze gegevens verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn.

13. Opslag en delen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden niet verkocht.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor commerciële reclame.

De applicaties en hun databanken worden momenteel gehost op een eigen server in Brussel, België. Daardoor blijven de meeste applicatiegegevens binnen de eigen infrastructuur van Educatieve Apps.

Kinderbibliotheek en Microsoft SharePoint

Voor Kinderbibliotheek geldt een uitzondering voor de videobestanden. Deze worden opgeslagen in Microsoft SharePoint binnen de GBAZ Microsoft 365-tenant.

De SharePoint-omgeving maakt gebruik van Microsoft-infrastructuur in Europa.

Afhankelijk van de contractuele inrichting van de GBAZ Microsoft 365-tenant kan Microsoft optreden als verwerker van de school of als onderdeel van de door de school gebruikte infrastructuur.

Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de toepassingen, beveiliging, hosting, technisch beheer, uitvoering van afspraken met de school of naleving van wettelijke verplichtingen.

Waar externe dienstverleners persoonsgegevens verwerken, worden passende afspraken gemaakt over gegevensbescherming.

14. Gegevens van verschillende scholen

Waar een app door meerdere scholen wordt gebruikt, worden gegevens per school van elkaar gescheiden.

Een gebruiker van één school krijgt geen toegang tot gegevens van een andere school, behalve wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is voor technisch beheer.

Kinderbibliotheek is specifiek ontworpen met afzonderlijke videobibliotheken per school. Ook bij andere toepassingen wordt de schoolomgeving gebruikt om toegang tot gegevens te beperken.

15. Beveiliging

Er worden technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen.

Daaronder vallen waar van toepassing:

• aanmelden via Authentik;
• beveiligde sessiecookies;
• toegangscontrole op basis van gebruiker en school;
• beperkte toegang tot leerkrachtfuncties;
• aanvullende pincodebeveiliging voor bepaalde functies;
• versleutelde HTTPS-verbindingen;
• scheiding van gegevens tussen scholen;
• regelmatige software-updates;
• back-ups van relevante systemen;
• beperking van technische toegangsrechten;
• logging voor beveiliging en foutopsporing.

Geen enkel informatiesysteem kan absolute beveiliging garanderen.

16. Bewaartermijnen en inactieve toepassingen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

Voor sommige toepassingen gelden specifiekere bewaartermijnen:

• ClassMood-check-ins: maximaal 12 maanden;
• technische serverlogs: in principe maximaal 30 dagen;
• leerlingresultaten in WoordTypen: niet permanent opgeslagen;
• kijkpositie in Kinderbibliotheek: alleen lokaal in de browser opgeslagen;
• video's in Kinderbibliotheek: zolang de school actief gebruikmaakt van de dienst of totdat een bevoegde gebruiker ze verwijdert.

Voor andere applicatiegegevens geldt als algemene regel:

Wanneer een app gedurende 24 maanden niet meer wordt gebruikt door een leerkracht, kunnen de gegevens die aan die toepassing gekoppeld zijn worden verwijderd.

Voor Kinderbibliotheek wordt dit op schoolniveau beoordeeld:

Wanneer een school Kinderbibliotheek gedurende 24 maanden niet meer gebruikt, kunnen de gegevens en video's van die school worden verwijderd.

Gegevens kunnen eerder worden verwijderd wanneer een bevoegde gebruiker deze zelf verwijdert, de school daarom vraagt, de gegevens niet langer nodig zijn of dit volgt uit wettelijke of contractuele afspraken.

17. Rechten van gebruikers

Personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt hebben, afhankelijk van de situatie, rechten op grond van de AVG.

Daaronder kunnen vallen:

• het recht om informatie te krijgen over de verwerking;
• het recht op inzage;
• het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren;
• het recht om in bepaalde omstandigheden persoonsgegevens te laten verwijderen;
• het recht om in bepaalde omstandigheden de verwerking te beperken;
• het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Omdat de apps binnen een schoolcontext worden gebruikt, kan het afhankelijk van de verwerking nodig zijn om een verzoek via de betreffende school te behandelen.

Voor vragen of verzoeken over privacy kun je contact opnemen via [email protected].

18. Minderjarige gebruikers

Een belangrijk deel van de gebruikers van deze toepassingen bestaat uit kinderen.

Daarom proberen we de toepassingen zo privacyvriendelijk mogelijk te ontwerpen.

Daarbij gelden onder andere de volgende uitgangspunten:

• alleen persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor de educatieve functie;
• leerlinggegevens niet publiek tonen;
• leerlinggegevens niet gebruiken voor reclame;
• geen commerciële gebruikersprofielen van kinderen maken;
• waar mogelijk geen individuele leerlingresultaten permanent opslaan;
• gegevens van verschillende scholen van elkaar scheiden;
• beheerfuncties voor leerkrachten afschermen;
• gevoelige informatie alleen toegankelijk maken voor bevoegde gebruikers;
• bewaartermijnen beperken;
• gegevens lokaal verwerken wanneer centrale opslag niet nodig is.

Waar nodig communiceert de school zelf met ouders of wettelijke vertegenwoordigers over het gebruik van digitale toepassingen en persoonsgegevens.

19. Wijzigingen aan deze verklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer een app nieuwe functies krijgt, andere persoonsgegevens worden verwerkt, nieuwe toepassingen worden toegevoegd, bewaartermijnen veranderen, nieuwe analyse- of infrastructuurdiensten worden gebruikt, de technische hosting verandert of de rolverdeling tussen school en Educatieve Apps verandert.

Bovenaan deze pagina staat altijd de actuele versiedatum.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen gebruikers worden gevraagd om de nieuwe versie opnieuw te lezen en dit te bevestigen.

20. Contact

Heb je een vraag over privacy of de verwerking van persoonsgegevens binnen deze apps?

Thijs ter Beek

Algemene vragen:
[email protected]

Privacyvragen en verzoeken rond persoonsgegevens:
[email protected]

Voor vragen over persoonsgegevens die door een school via een toepassing worden verwerkt, kun je ook contact opnemen met de betreffende school.